Mr Trevor Abrahams
Secretary General, XIV World Forestry Congress


Tiina Vahanen
Associate Secretary-General, XIV World Forestry Congress 2015

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Les inscriptions au XIVe Congrès forestier mondial (XIVe CFM) sont maintenant ouvertes. Vous pouvez vous inscrire en ligne en utilisant votre carte de crédit ou demander une facture. Au moment de l'inscription, vous pouvez également faire une réservation d'hôtel et demander que l'on vous envoie une lettre d'appui de visa.

Comment s'inscrire ?
Les inscriptions au Congrès se font au travers du système d'enregistrement en ligne. Tous les délégués et leurs accompagnateurs (personnes accompagnantes) doivent s'inscrire.

Pour bénéficier de tarifs préférentiels, l'inscription et le paiement doivent s'effectuer d'ici le 30 Juin 2015. Un supplément de retard sera automatiquement appliqué pour tout paiement n'ayant pas été effectué au 1er Juillet 2015.

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Confirmation
Dès réception de votre formulaire d'inscription accompagné du paiement de l'inscription ou des détails de votre carte bancaire, le Secrétariat du Congrès vous enverra une lettre de confirmation officielle et la facture.

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Modalités et conditions des inscriptions au XIVe CFM et des réservations d'hôtel

  • Les inscriptions et les réservations d'hôtel ne sont valides qu'après réception de la totalité du paiement.
  1. Seuls les dossiers d'inscription complets recevront un accusé de réception du Secrétariat du Congrès dans un délai de sept (7) jours de leur finalisation.
  2. Les frais doivent être réglés en Rands sud-africains (ZAR) dans un délai de sept (7) jours de l'envoi de la facture. Les différences occasionnées par les frais bancaires ou les fluctuations de taux de change seront réclamées aux délégués.
  3. Les paiements doivent tous être effectués sur le compte du XIVe CFM.
  4. Les annulations doivent être adressées par écrit au Secrétariat du Congrès.
  • En cas d'annulation, le barème suivant est applicable :
  • Annulation 90 jours avant l'ouverture du Congrès (c.-à-d. avant le 9 juin 2015) : remboursement intégral de tous les paiements effectués, moins 15% pour frais administratifs.
  • Annulation entre 89 et 30 jours avant l'ouverture du Congrès : remboursement de 50 % des frais d'inscription et/ou des frais de réservation d'hôtel payés ; les délégués sont responsables à hauteur de 50 % pour tous les frais impayés.
  • Annulation dans les 30 jours avant l'ouverture du Congrès (c.-à-d. après le 8 août 2015) ou non-présentation : les délégués sont responsables de la totalité du montant exigible en matière de frais d'inscription et/ou de réservation d'hôtel.
  1. Toute inscription peut être transférée à un délégué qui ne s'est pas encore inscrit, du moment que le Secrétariat du Congrès en soit avisé au moins 72 heures avant l'ouverture du Congrès.
  2. Les inscriptions ne peuvent être partagées. Il est impossible d'obtenir des badges au nom d'une entreprise et les badges ne peuvent être utilisés par plusieurs personnes.
  3. Le Secrétariat du Congrès se réserve le droit de modifier les taux indiqués si la TVA en vigueur à l'heure actuelle (soit 14 %) ou la taxe de séjour actuelle d'un pour cent augmente ou est modifiée. Il en est de même pour tout nouvel impôt ou toute nouvelle taxe qui pourrait être prélevé(e).
  4. Si vous choisissez de séjourner dans un hôtel, vous êtes responsable de vos frais personnels. Il vous faudra présenter votre carte de crédit au moment de vous inscrire à l'hôtel afin de couvrir ces frais accessoires.

Limites de la responsabilité dans le cadre du Congrès

  • Le Ministère de l'Agriculture, des forêts et des pêches (DAFF) se réserve le droit d'annuler le XIVe CFM sans aucun préavis ou dédommagement en cas de retard, d'interruption, d'échec ou d'annulation de la mise en œuvre des éléments livrables au XIVe CFM ou aux fins dudit Congrès occasionné(e) par un cas de « force majeure ». À ces fins, le terme « force majeure » fait référence aux incidents, causes ou circonstances qui pourraient empêcher, en partie ou en totalité, la tenue du XIVe CFM, et qui échappent au contrôle du ministère. Ce terme comprend, entre autres :
  • grèves ou tout autre type d'action syndicale ;
  • feux, inondations ou mauvaises conditions météorologiques ;
  • pannes inévitables ou destruction des installations ou du matériel ;
  • défaillance des prestataires, délais de prestation ou de livraison de la part des sous-traitants ou tout autre non-respect par un tiers de ses obligations envers le Ministère de l'Agriculture, des forêts et des pêches (DAFF) ;
  • pannes d'électricité ;
  • promulgation / modification / abrogation d'actes législatifs ou réglementaires par les autorités locales ou nationales ;
  • tout autre événement, quel qu'il soit, qui forcerait le Ministère de l'Agriculture, des forêts et des pêches à annuler le XIVe CFM.

 

Dans de telles circonstances et en vertu des présentes, le Ministère de l'Agriculture, des forêts et des pêches, les membres du comité d'organisation locale et les organisateurs du XIVe CFM sont indemnisés et ne sont aucunement responsables des pertes ou dommages subis par les délégués, les fournisseurs ou les prestataires, quels qu'ils soient, sauf que le Ministère devra rembourser aux parties intéressées les sommes qu'il aurait déjà reçues, après déduction des frais qu'il aurait pu encourir jusqu'à la date d'annulation des préparatifs du Congrès.  Cette responsabilité limitée ne s'étend pas aux paiements qui pourraient avoir été effectués, directement ou indirectement, (au nom des délégués, des participants, des prestataires de services, etc.) par des tiers (hôtels ou lignes aériennes, par exemple).

Le Ministère de l'Agriculture, des forêts et des pêches, les membres du comité d'organisation locale et les organisateurs du XIVe CFM déclinent toute responsabilité en cas de vol, bris, destruction ou dommage des effets des délégués (effets personnels ou appartenant à leur entreprise), de leurs accompagnateurs, de leurs enfants ou d'autres participants.

Les délégués se doivent d'avoir pris connaissance des exigences des autorités sud-africaines en matière de santé et de visa. Le Ministère de l'Agriculture, des forêts et des pêches, les membres du comité d'organisation locale et les organisateurs du XIVe CFM déclinent toute responsabilité au cas où un délégué se trouvant dans l'impossibilité de respecter l'une ou l'autre de ces exigences ne peut prendre part au Congrès.

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